Masz pytanie? Napisz

Design Sprint – krok po kroku

Punktem wyjścia do podjęcia Sprintu jest jasno sprecyzowane wyzwanie, które firma chce zaadresować w projekcie. Ważne jest zatem spotkanie ze sponsorem oraz kluczowymi jednostkami (strategia, biznes, procesy, komunikacja, HR, operacje) w celu dookreślenia oczekiwań związanych z projektem oraz potwierdzeniem zasobów ludzkich, które wejdą w skład Zespołu Projektowego.
Dodatkowo ze Sponsorem określane są:

  • cele (kluczowe KPIs)
  • harmonogram projektu[
  • czego organizacja chciałaby nauczyć się w procesie?
  • co uznane zostanie za sukces?
  • co uznane zostanie za porażkę?
  • plan i ramy czasowe Sprintu ?

Kluczem do sukcesu w każdym przedsięwzięciu jest zespół. W Sprincie przed podjęciem działań dbamy o zbudowanie i zintegrowanie Zespołu Projektowego poprzez odpowiedni dobór kompetencyjny i charakterologiczny oraz określenie podstawowych wartości i zasad współdziałania. Kiedy powyższe elementy są już wykonane możemy przystąpić do uruchomienia Sprintu.


 
Na tym etapie Zespół Projektowy wchodzi w buty użytkownika (klienta) poprzez realizację przygotowanego scenariusza. Każdy otrzymuje swoją rolę, narzędzia i wskazówki do niezależnego doświadczania i rejestrowania najważniejszych punktów styku użytkownika z organizacją oraz do przeprowadzania pogłębionych wywiadów, aby odpowiedzieć: „Dla kogo projektujemy? Jaka jest jego sytuacja?

Starannie planujemy wywiady z użytkownikami, aby poznać ich indywidualną sytuację, potrzeby, oczekiwania dotyczące korzystania z produktów, usług procesu. Często odwiedzamy użytkowników w ich środowisku, domu, firmie, restauracji, aby wsłuchać się w ich historie. Szukamy analogii do innych usług, z których korzystają, aby znaleźć inspiracje dla naszego wyzwania.

Empatia pozwala nam wejść w bezpośrednią relację "ucząc się od osoby", dla której projektujemy. Tworzymy profile behawioralne docelowego użytkownika, które nazywam Personami. Stanowią one kluczowe cechy docelowego klienta, jego zwyczajów, wartości i punktów widzenia> Dodatkowo formujemy Mapę Empatii określając, co użytkownik: robi, myśli, czuje, co go motywuje, a co przeraża. W niektórych projektach mapujemy ścieżkę klienta (Consumer Journey) w relacji z organizacją. Nazywamy kluczowe etapy zidentyfikowane w procesie (np. powstanie potrzeby, rozpoczęcie relacji, korzystanie z usług, rozwój, zamknięcie relacji) i opisujemy zachowania i oceniamy doświadczenia na każdym etapie.

 
Dzięki doświadczeniu zebranemu w etapie Obserwacji Zespół Projektowy może podejść do definiowania wyzwania projektowego "Jaki problem / potrzebę adresujemy?". Informacje z etapu Obserwacji podlegają syntezie w celu poszukiwania wzorców, zależności, podobieństw, między użytkownikami (np. czy występują podobne problemy, zachowania, reakcje). W ten sposób określane są potrzeby i oczekiwania, które klienci w normalnych warunkach nigdy by nie wypowiedzieli. Dodatkowo określane są bóle i potencjalne korzyści deklarowane przez użytkowników (Pains and Gains) oraz powody, dla których klienta wybiera daną usługę/produkt (Jobs to be done). W efekcie definiujemy wyzwanie projektowe odpowiadając na bardzo konkretne pytanie "Jak moglibyśmy ...?".

 
Na tym etapie Zespół pozostaje skupiony na potrzebach klienta i zdefiniowanym wyzwaniu projektowym „Jak moglibyśmy pomóc ….? W zależności przypadku staramy się zyskać inspirację z rynku i innych branż organizując dodatkowe sesje, w których koncentrujemy się na:

  • analizie trendów rynkowych (technologia, zachowania ludzi, specyficzne dla branży)
  • najlepszych praktykach rynkowych z kraju i zagranicy
  • sesjom msytery shopping u konkurentów lub w innych branżach (Design Safari)

Wychodzimy z założenia, że każdy jest kreatywny. Tworzymy środowisko sprzyjące kreatywności: sala projektowa, narzędzia, ćwiczenia, komunikacja między członkami -wszystko ma znaczenie! Wdrażamy techniki kreatywnej burzy mózgów, dzięki której Zespół jest w stanie wymyślać znacznie więcej pomysłów, niż w normalnych warunkach:

  • tworzenia pomysłów nie patrząc na ich wykonalność
  • pozostajemy skupieni na potrzebach użytkownika
  • wzajemną krytykę
  • koncentracja na ilości, a nie jakości pomysłów

Efektem końcowym tego etapu jest synteza, czyli wybór pomysłów z potencjałem, które będą służyć w dalszym etapie do prototypowania. Zostają one spisane w specjalnej formule „sacrificial concepts” stanowiącej podsumowanie i doprecyzowanie wybranych pomysłów i ubranie ich w historie klienta z precyzyjnym określeniem jego problemów, oczekiwań i korzyści, jakie nasze rozwiązanie przynosi.

 
Celem jest szybkie opracowanie namacalnego prototypu rozwiązania i przeprowadzenie wstępnych testów z realnymi użytkownikami. Określamy co mogłoby stanowić rozwiązanie? Budujemy namiastkę rozwiązania, coś szybkiego, taniego, prostego, co pokazuję kluczowe funkcje i wartości, jakie dostarcza nasze rozwiązanie. Prototyp nie musi być ładny ani dobrze wyglądać. Zazwyczaj prototypy wykonywane są jako:

  • odręczne szkice
  • makiety i modle 3D
  • stroyboardy
  • scenki


To podejście pozwala unikać pułapki, w której czekamy na ostateczny „ perfekcyjny i wypieszczony” efekt końcowy przed zaangażowaniem klienta i oddaniem produktu w jego ręce. Eliminujemy również częsty przypadek, w którym Zespół Projektowy zakochuje się w swoim prototypie i jest gotowy walczyć o jego wdrożenie nawet wbrew krytycznemu feedbackowi klientów.
Następnie gotowe prototypy Zespół poddaje szybkim testom z użytkownikami/klientami. Proces ten jest starannie przygotowywany i planowany w zakresie scenariusza testów, czyli co i jak jest pokazywane użytkownikom. Użytkownicy mogą pochodzić z wewnątrz firmy lub z zewnątrz. Najczęściej są to klienci firmy, pracownicy. Często angażujemy firmy badawcze, które umożliwiają zebranie opinii nie klientów o specyfice określonej w Personie. Kluczem na tym etapie jest nauka, co z funkcjonalności podoba się użytkownikowi, a co nie. Feedback klienta stanowi inspirację do poprawy rozwiązania i ponownego zaprezentowania grupie klientów. Jest to tzw. Proces Iteracji. Iteracja umożliwia ciągłe uczenie się i poprawianie w czasie trwania procesu projektowego. Z naszych doświadczeń wynika, że tworzenie innowacji wymaga wielu iteracji.

 
To najważniejszy moment w procesie Design Thinking i najczęściej pomijany. Kluczem Design Thinking jest wymyślanie i wdrażanie inicjatyw bazując na realnych potrzebach użytkownika. To nie tylko określony sposób myślenia, ale przede wszystkim działanie i wdrożenie.

Po testach z klientami wiemy, jakie koncepcje i funkcje podobały się klientom, a jakie nie. Zespół Projektowy dokonuje kolejnej syntezy w oparciu o matrycę MOSCOW określając krytyczny zakres funkcjonalności rozwiązań:

  • Must - absolutnie wymagany
  • Should - powinien być, ale nie krytyczny
  • Could - może być, jeśli będzie na to miejsce
  • Won't - nie znajdzie się w zakresie


Na tej podstawie tworzony jest tzw. MVP (Minimum Viable Product), czyli rozwiązanie z minimalną możliwą funkcjonalnością, która odpowiada na potrzeby użytkownika. Zazwyczaj realizowane wyłącznie dla zakresu MUST z matrycy MOSCOW.Zespół projektowy dokonuje korekt do prototypów oraz tworzy się bardzie zaawansowane rozwiązania:

  • klikalne mockapy w dla rozwiązań mobilnych lub webowych
  • profesjonalne filmy
  • storyboardy i makiety w lepszej oprawie graficznej


Zespół jest teraz gotowy na prezentację rozwiązań przed Sponsorem i innymi osobami decyzyjnymi w firmie. Sesja taka obejmuje krótka prezentację rowiaząń przez Zespół Projektowy, sesję feedbacku oraz finalnego głosowania nad rozwiązaniami. W oparciu o feedback Zespół dokonuje jeszcze raz spojrzenia na wybrane rozwiązania stosując Minimalnie Wymaganego Produktu (MVP), który następnie poddawany jest procesowi walidacji wewnątrz firmy z innymi komórkami: technologia, business case, procedury i regulacje. W efekcie tego etapu przygotowywane są:

  • wymagania produktowe i IT
  • business case
  • road mapa wdrożenia